Privacyverklaring

Versie 1.0, september 2020
Over ons

JanusID B.V. (“JanusID”, “wij”, “ons” of “onze”) is een Nederlands bedrijf gevestigd op de Benoordenhoutseweg 21-23, 2596 BA Den Haag (NL) en geregistreerd onder nummer 65206231 bij de Kamer van Koophandel. JanusID biedt zijn klanten een dienst voor registratie van hun bezoekers en gasten genaamd “MijnGastenLijst”. Deze dienst omvat de MijnGastenLijst.nl web-app.

Deze privacyverklaring betreft de verwerking van persoonsgegevens door MijnGastenLijst

Bedankt dat u, als gebruiker van de MijnGastenLijst.nl web-app, de tijd neemt om deze privacyverklaring te lezen. Uw privacy is belangrijk voor ons. Daarom leveren wij MijnGastenLijst in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie (“AVG”). Onze verwerking voldoet aan de beginselen van gegevensbescherming door standaardinstellingen en door ontwerp. Deze beginselen betekenen:

  1. Wij treden uitsluitend op als verwerker voor klanten, die onze MijnGastenLijst-dienst afnemen (verder te noemen: de klant). Zij zijn de verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de betreffende persoonsgegevens.
  2. Wij verwerken alleen persoonsgegevens als en voor zover dit essentieel is om onze dienstverlening aan klanten te kunnen leveren.
  3. Wij verwijderen of anonimiseren alle persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt, zodra deze niet langer nodig zijn voor de klant (de bewaartermijn).
  4. Alle elektronische communicatie tussen verzender en ontvanger is beveiligd met behulp van de juiste versleuteling, controlegetallen en authenticatie.
  5. Wij verwachten van onze klanten dat ze zich houden aan algemeen aanvaarde principes voor gegevensbescherming en privacy en in het bijzonder aan de AVG.
  6. U kunt weigeren de MijnGastenLijst.nl web-app te gebruiken. Overleg in dat geval met de partij die registratie van uw gegevens verzoekt (onze klant) over alternatieve registratiemethoden.
  1. Welke gegevens verwerken wij?
    Op instructies van onze klant verwerken wij de (persoons-)gegevens die u met de MijnGastenLijst.nl web-app opstuurt. Dit zijn:
    1. Naam (zoals door u opgegeven)
    2. Telefoonnummer (zoals door u opgegeven)
    3. E-mailadres (zoals door u opgegeven)
    4. Klantlocatie die u bezoekt (klantnummer zoals door u gescand of opgegeven)
    5. Dag en tijdstip van bezoek (UTC systeemtijd)
  2. Hoe verwerken wij uw gegevens?
    1. MijnGastenLijst verwerkt uw gegevens om uw bezoek bij een klant te registreren. Hiervoor worden de door u opgegeven gegevens in een registratiedatabase vastgelegd. Deze database wordt uitsluitend voor doeleinden gebruikt waar de klant een rechtmatige grondslag voor heeft en voor geen ander doeleind dan zoals tussen JanusID en de klant is afgesproken.
    2. Wij gebruiken uw gegevens nooit om contact met u op te nemen of voor enig ander doel. Wij, onze klanten of derden zullen uw geregistreerde gegevens nooit gebruiken voor marketingdoeleinden.
  3. Wanneer geven wij uw gegevens vrij?
    1. De gegevens die u ons verstrekt worden na registratie niet aan onze klant doorgegeven. De gegevens zijn evenmin voor hen zelfstandig toegankelijk. Als de gegevens op enig later moment worden doorgegeven gebeurt dat uitsluitend aan onze klant, in diens hoedanigheid als verantwoordelijke voor deze gegevensverwerking.
    2. Uw gegevens worden aan onze klant doorgegeven indien deze:
      • ons een rechtmatige grondslag toont om deze te ontvangen; bijvoorbeeld het meewerken aan een GGD Bron- en Contactonderzoek, en
      • aan diens verplichtingen aan ons in het kader van het gebruik van MijnGastenLijst heeft voldaan.
    3. Wij kunnen uw persoonlijke gegevens vrijgeven als wij verplicht zijn om deze te delen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of gerechtelijke bevelen.
    4. Na de bewaartermijn kunnen uw persoonsgegevens met niemand meer worden gedeeld, omdat deze dan permanent zijn verwijderd of geanonimiseerd. Deze termijn is in principe bepaald door een wettelijke of vergelijkbare bepaling. Indien een dergelijke bepaling niet van toepassing is kan de klant de termijn bepalen, rekening houdend met de AVG-vereisten m.b.t. bewaartermijnen.
  4. Gegevensbeveiliging
    1. Wij hanteren een beveiligingsbeleid dat dicteert dat passende maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens worden beschermd tegen onbedoelde of onwettige openbaarmaking, verlies of wijziging.
    2. Wij hosten onze diensten en verwerken uw gegevens in de Europese Economische Ruimte.
    3. Elke derde partij waarmee wij samenwerken om MijnGastenLijst te leveren, zal worden beoordeeld op hun gegevensbeschermings- en beveiligingspraktijken. Elk zal een overeenkomst hebben met JanusID waarin de voorwaarden worden vermeld die van toepassing zijn om gebruik te maken van onze diensten. Als u een vermoeden heeft van een onjuiste omgang met uw gegevens door een derde, kunt u ons hiervan op de hoogte stellen.
  5. Cookies
    Als wij cookies gebruiken, dienen deze alleen om ons te ondersteunen bij het optimaal aanbieden van onze websites en diensten. Met deze cookies kunt u niet worden gevolgd, geprofileerd of getarget door derden.
  6. Wijzigingen in deze verklaring
    Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Elke herziene verklaring wordt gepubliceerd op onze website www.mijngastenlijst.nl en in de MijnGastenLijst web-app.
  7. Neem contact met ons op
    Als u een vraag, opmerking of klacht heeft over deze Privacyverklaring of onze Websites of Diensten, dan wel uw rechten onder de AVG wenst uit te oefenen, neem dan contact met ons op door een e- mail te sturen naar demo.legal@janusid.nl.